Conditions Générales de Vente

Préambule

La société Hévéa Communication S.A.S.U. sise à Pontoise (95), est une agence spécialisée dans la création, l’organisation et animation d’évènements ludiques, enregistrée sous le n° Siret 53059099100028. Le but des présentes conditions générales est de définir les conditions dans lesquelles l’agence accomplira ses prestations.

La signature par le client d’un devis de prestation Hévéa Communication emporte acceptation entière et sans réserve des présentes Conditions Générales de Vente.

Conditions Générales de Vente

• Toute confirmation/modification d’opération doit être faite à minima 1 semaine avant la date de l’évènement.
• La demande / validation d’un contenu personnalisé doit être faite et validée à minima 15 jours avant la date de l’évènement.

Tarifs et modalités de règlement

• Les tarifs des prestations sont exprimés hors taxes et soumis à la TVA au taux en vigueur.
• Le paiement se fait par virement bancaire. Le paiement via Paypal est possible sous condition de prise en charge des frais supplémentaires par le client (selon les taux appliqués par Paypal).
• En cas de retard de paiement, une indemnité forfaitaire de 40€ sera appliquée ainsi que des pénalités de retard au taux d’intérêt légal à compter du jour de la mise en demeure.

Après signature / commande validée

• Aucune réclamation concernant le tarif de la prestation ne pourra être émise en cas de diminution du nombre de participants 5 jours ouvrés avant la date de la prestation, sauf accord écrit avec Hévéa Communication.
• Pour les paiements provenant de l’étranger, les éventuels frais bancaires supplémentaires sont à la charge du client.

Modification ou annulation du fait du client

CONDITIONS D’ANNULATION

• 5 jours ouvrés avant la prestation = remboursement à hauteur de 80%.
• 2 jours ouvrés avant la prestation = aucun remboursement.

Seules les annulations notifiées par écrit seront prises en compte à la réception dudit écrit.
Dans le cas où un contenu personnalisé et des éléments spécifiques pour cette future opération ont été initiés, les frais engendrés seront facturés dans leur totalité quel que soit le délai d’annulation.

En cas d’annonce de confinement pour la période concernée pour le séminaire, une annulation ou report est possible jusqu’à 3 jours ouvrés avant. Le remboursement sera total.

CONDITIONS DE MODIFICATION

Toute diminution du nombre de participants moins de 5 jours avant opération ne donnera lieu à aucune modification du devis. Les modifications plus d’une semaine à l’avance ne pourront être prises en compte que dans la limite de 90% du nombre initial de participants.

Sous réserve des disponibilités, une augmentation exceptionnelle du nombre de participants peut avoir lieu jusqu’à la veille du jour de l’opération et entraînera une mise à jour du devis.

Entreprises : Pour les opérations impliquant des ateliers, des besoins humains plus importants ou selon les spécificités du lieu, la répartition animateurs/nombre de personnes pourra être personnalisée.

Modification ou annulation du fait d’un événement extérieur

En cas d’annulation due à un événement extérieur, ni du fait du client ni du fait d’Hévéa Communication, seuls les frais engagés par Hevea Communication, et les éléments qui seront effectivement facturés à Hévéa Communication par d’autres prestataires seront facturés au client.

Les circonstances suivantes constituent des exemples de cas de force majeure recevables :
• Catastrophe dans la zone de l’animation  ou sur son trajet,
• Pandémie déclarée par une autorité nationale ou internationale crédible (déclaration de l’OMS),
• Actes de violence dans la zone de l’animation (attentats, violences urbaines, manifestations)

La responsabilité d’Hévéa Communication ne peut en aucun cas être engagée dans le cas d’une annulation de la prestation commandée par le client due à de mauvaises conditions météorologiques.

Modification ou annulation du fait d’Hévéa Communication

En cas d’annulation du fait d’Hévéa Communication, un arrangement spécifique en fonction des raisons et conséquences de cette annulation sera proposé en concertation avec le client. Si Hévéa Communication a déjà perçu des arrhes ou la totalité du montant, ceux-ci pourront être remboursés intégralement ou en partie.
Dans le cas où le devis contient au-delà de l’activité Hévéa Communication, des prestations tierces non exécutées directement par Hévéa Communication, il peut être défini un système d’engagement solidaire, pour lequel le client sera amené à régler une partie de la prestation quand bien même l’activité Hévéa Communication est annulée.
Dans le cas où un contenu personnalisé et des éléments spécifiques pour cette future opération ont été mis en place, des frais pourront être facturés.

Nombre de participants

Le client bénéficie de la flexibilité d’ajuster le nombre de participants jusqu’à 5 jours ouvrés avant la prestation, avec une marge de 10% par rapport au nombre initialement annoncé. Au-delà de cette marge, un montant équivalent à la moitié des participants annulés sera facturé.

Clause de force majeure

• En cas d’annulation par le prestataire ou par le client pour cause de force majeure, ceux-ci s’efforceront de proposer une solution de réalisation de la prestation à une autre date. En cas d’impossibilité de réalisation de cette prestation, le prestataire remboursera le client de son acompte minoré des frais engagés.
• Dans le cas où, pour des raisons sanitaires telles qu’une épidémie déclarée par les autorités nationales de santé, l’événement ne pourrait avoir lieu, client et prestataire s’efforceront de proposer une solution de réalisation de la prestation à une autre date, et ce dans un délai maximal de 12 mois. En cas d’impossibilité, le prestataire remboursera le client de l’intégralité des sommes versées minorées de frais de dossier de 400€ HT correspondant à un jour de gestion de projet.

Arrivée tardive

En cas d’arrivée tardive du client entraînant une impossibilité de réalisation de la prestation, cette dernière restera due à hauteur du solde.

Responsabilité et assurance

• Le prestataire ne peut, en aucun cas, être tenu responsable des détériorations éventuelles causées par des clients et/ou participants vis-à-vis de l’infrastructure (intérieure ou extérieure) du lieu de l’animation, des installations matérielles de tous types et de tous dommages corporels subis par des individus, tiers ou non, présents dans le cadre de la prestation.
• Le personnel de l’agence Hévéa Communication est chargé du bon déroulement de la prestation selon les conditions établies au devis, et est uniquement présent pour l’installation, l’organisation et l’animation du jeu.
• Le prestataire dispose d’une assurance pour responsabilité civile professionnelle.

Réseaux Sociaux

Dans le cadre de son autopromotion, Hévéa Communication pourra évoquer l’événement sur les réseaux sociaux sans mentionner le nom du client sauf contre ordre.

Litiges et juridiction

• Le présent contrat est soumis au droit français.
• Pour tout litige entre les parties, relativement à l’interprétation et à l’exécution des présentes Conditions Générales de Vente, les parties s’engagent, préalablement à toute instance judiciaire, à rechercher une solution amiable.
• Tous les litiges auxquels les Conditions Générales de Vente pourraient donner lieu, concernant leur validité, leur interprétation ou leur mise en œuvre qui ne pourraient être résolus à l’amiable, seront soumis aux tribunaux compétents dans les conditions de droit commun.